Guus Leeuw legt uit: wanneer factureer en boek je legesinkomsten?
In mijn werk als adviseur bij gemeenten merk ik dat er veel vragen leven over een onderwerp dat op het eerste gezicht eenvoudig lijkt: wanneer factureer en boek je legesinkomsten? Toch zie ik dat gemeenten daar in de praktijk heel verschillend mee omgaan. En juist nu accountants hier meer aandacht voor hebben, is het belangrijk dat we hier met elkaar scherp op zijn. Ik neem jullie graag mee in wat de regels zeggen, hoe het vaak gaat in de praktijk en waarom het ertoe doet om dit goed te organiseren.
Wat zeggen de regels?
Omgevingswet
In artikel 13.2 van de Omgevingswet staat letterlijk:
“Voor het in behandeling nemen van een aanvraag om een vergunning of ontheffing zijn leges verschuldigd, overeenkomstig de door het gemeentebestuur vastgestelde legesverordening.”
Met andere woorden: op het moment dat de aanvraag in behandeling wordt genomen, ontstaat de betalingsplicht. Dat is ook het moment waarop de factuur hoort te worden verstuurd.
Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
In artikel 63, lid 1 BBV staat:
“Baten en lasten worden toegerekend aan het begrotingsjaar waarop zij betrekking hebben.”
Ook dit wijst dus naar hetzelfde moment: de baten moeten geboekt worden zodra de aanvraag in behandeling is genomen.
Hoe gaat het in de praktijk?
Toch zie ik dat gemeenten dit verschillend aanpakken.
– Sommige gemeenten doen het volgens de regels: ze factureren en boeken direct bij ontvangst van de aanvraag.
– Veel gemeenten wachten tot de aanvraag is afgehandeld.
– In een enkel geval gebeurt het zelfs pas als het bouwproject is afgerond.
Dat lijkt soms praktisch of klantvriendelijk, maar er zitten duidelijke haken en ogen aan.
Wat zijn de gevolgen van uitstel?
Als je later factureert en boekt dan wettelijk is voorgeschreven, heeft dat een aantal consequenties:
– Het financiële beeld raakt scheef. Baten en lasten vallen uit elkaar, waardoor de kostendekkendheid van leges vertekend wordt. Een begrotingsjaar kan er hierdoor slechter of beter uitzien dan in werkelijkheid. Dat maakt het lastiger om goede besluiten te nemen over de hoogte van de tarieven.
– De rechtmatigheid komt onder druk te staan. Accountants kijken nadrukkelijk naar de timing van baten en lasten. Wie hiervan afwijkt, loopt kans op opmerkingen of zelfs een oordeel van de accountant. Dat kan doorwerken in de betrouwbaarheid van de jaarrekening.
– De bestuurlijke verantwoording wordt bemoeilijkt. Gemeenteraden verwachten dat begroting en jaarrekening op elkaar aansluiten. Als dat niet zo is, roept dat vragen op en kan het politieke gevolgen hebben.
– Er ontstaat financieel risico. Als pas na afloop van een proces wordt gefactureerd, kan de situatie van de aanvrager veranderd zijn en loop je als gemeente het risico dat leges niet meer betaald worden.
Waarom nu extra belangrijk?
Ik zie dat accountants hier de laatste tijd steeds meer nadruk op leggen. De timing van legesinkomsten komt expliciet terug in controles. Dat maakt dat dit onderwerp niet alleen een kwestie is van administratieve zorgvuldigheid, maar ook van rechtmatigheid, betrouwbaarheid en vertrouwen. Het raakt direct de financiële positie én de bestuurlijke verantwoording.
Samen aan de slag
Mijn advies is helder: factureer én boek zodra de aanvraag in behandeling is genomen. Dat is conform wet- en regelgeving, geeft een juist financieel beeld en voorkomt onnodige risico’s.
Maar ik weet ook: dit vraagt vaak om het herinrichten van processen of systemen. Dat doe je niet van de ene dag op de andere. Ik help gemeenten daar graag bij. Samen kijken we hoe het nu gaat, wat er beter kan en hoe je het op een praktische manier organiseert.
Wil je weten hoe jouw gemeente dit doet en of dat aansluit bij de regels? Bel me gerust. Samen zorgen we ervoor dat de processen goed lopen, de verantwoording klopt en jullie geen verrassingen tegenkomen bij de accountant.
Guus Leeuw
06-52833877
gleeuw@senze.nl
