De mens maakt het verschil

Het aanpassingsvermogen van mensen is winst, maar tegelijkertijd een uitdaging!

Eind december maakt Reza de Haan (oprichter en managing partner van Senze) tijdens een wandeling langs de Zuid-Hollandse kust de balans op van een onvergetelijk 2020. In een ontspannen en informeel vraaggesprek blikt Reza terug en kijkt vooruit naar het nieuwe jaar waarin er zowel voor Senze als voor gemeenten mooie uitdagingen liggen! 

Met Jaco van Giezen (partner bij Senze) in de rol van interviewer neemt Reza u mee in een aantal zaken die hem zijn opgevallen in dit voor eenieder bijzondere jaar en in de wijze waarop Senze en haar opdrachtgevers hiermee omgegaan zijn. Waar ben je het meeste door verrast?

“Zo snel als de wereld dit jaar tot stilstand kwam begin maart, zo snel slaagden vele organisaties er ook weer in om zich aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid. Binnen twee weken tijd hadden we iedereen volledig operationeel thuis. Na een stroef begin, waarin iedereen zich op ‘eigen’wijze heeft weten aan te passen, was dit de nieuwe werkelijkheid voor Senze en onze opdrachtgevers. Online vergaderen, Webinars, digitaal trainen en overleggen was binnen een mum van tijd het ‘nieuwe normaal’. Hierdoor lukte het Senze om op professionele wijze invulling te blijven geven aan de dienstverlening richting haar opdrachtgevers. Vooral het snelle aanpassingsvermogen van zowel onze mensen als onze gemeentelijke opdrachtgevers heeft mij in positieve zin verrast. Los van de oorzaak is dit een ontwikkeling in het afgelopen jaar waar ik met bewondering op terugkijk!”

“Het snelle aanpassingsvermogen van zowel onze mensen als onze opdrachtgevers heeft mij in positieve zin verrast.”

Minder controle, meer vertrouwen
Dat de coronacrisis voor veel negatieve effecten zorgt is bekend, maar de pandemie heeft Reza als ondernemer zeker ook een aantal zaken gebracht. “Uiteraard weet je rationeel dat volledige controle hebben over zaken eerder een wensbeeld is dan werkelijkheid. Het van de één op de andere dag volledig kwijtraken van de controle was echter een lastig te voorspellen wending. Toch heeft het niet kunnen of weten te anticiperen op de impact voor je mensen en je organisatie, na de eerste paniek, mij uiteindelijk ook weer nieuwe inzichten gegeven.”

Zoals eerder gezegd vindt Reza de snelle manier waarop de medewerkers en opdrachtgevers van Senze zich hebben aangepast een enorm compliment waard.

“Neem nu het thuiswerken. Bij veel organisaties waar Senze mee samenwerkt was dit tot voor kort een complex vraagstuk waarmee men worstelde. Zonder alle bekende clichés uit de kast te halen, die ondernemers en managers op dit punt zouden kunnen maken, heeft de praktijk nu uitgewezen dat het prima werkt en dat mensen, uitzonderingen daargelaten, gewoon hun verantwoordelijkheid nemen.

“Je kunt mensen prima de vrijheid geven om hun werk op ‘eigen’wijze te organiseren, zolang ze hun verantwoordelijkheid nemen. Minder controle, meer vertrouwen”

Veranderen met een ‘big bang’
Ook het beeld van Reza ten aanzien van het doorvoeren van (organisatie)veranderingen is door het afgelopen jaar verstevigd. De trend van de afgelopen jaren is toch wel dat alvorens we iets zoals thuiswerken, digitaal vergaderen of online trainen wilden doorvoeren, we hier oeverloos over bleven nadenken en vergaderen.

“Door corona is gebleken dat het vaak zeer effectief is om bepaalde veranderingen in één keer door te voeren. Uiteraard ging er bij Senze in het begin ook het nodige fout, neem bijvoorbeeld de online Webinars. Dit hadden wij nog nooit gedaan, maar razendsnel realiseerden wij onze eigen Senze studio en werd het eerste Webinar gehouden. Natuurlijk ging het niet direct vlekkeloos, maar daar hebben we weer van geleerd.”

“Organisatieverandering werkt in mijn optiek vaak het beste met een ‘big bang’, vanaf dat moment is het simpelweg voor iedereen een feit”

Over verandering gesproken!
Het afgelopen jaar heeft Senze veel opdrachtgevers geholpen met de implementatie van de Omgevingswet en de Wkb. Ook in 2021 zal dit voor Senze, maar ook voor onze opdrachtgevers, één van de belangrijkste focuspunten zijn. Uit publicaties en onze eigen onderzoeken blijkt dat er voor veel gemeenten nog een forse opgave ligt. Welke boodschap zou je mee willen geven?

“Ondanks het feit dat veel gemeenten überhaupt nog een forse opgave hebben ten aanzien van beide implementaties, wat op zich al uitdaging genoeg is voor 2021, vallen mij twee zaken op. Ten eerste de interne capaciteit bij gemeente. Dit is naar mijn mening, net zoals toen bij de Wabo, een belangrijk aandachtspunt. Veel medewerkers moeten naast hun huidige rol ook een forse inhoudelijke bijdrage leveren aan de implementatie van de wetten. Gezien de huidige hoge werkdruk (mede een effect van corona) hebben zij hier simpelweg de tijd niet voor en krijgt het reguliere werk vaak voorrang. Ten tweede, voor een deel ook het gevolg van de beperkte interne capaciteit, richten de activiteiten zich voornamelijk op de wettelijke kant en niet op de beoogde gedragsverandering van deze nieuwe wetgeving. Dit zagen we ook gebeuren bij de implementatie van de Wabo in 2010”

“Laten we vooral waken voor dezelfde gemiste kansen als bij de Wabo en zorg voor voldoende capaciteit om activiteiten ook daadwerkelijk uit te kunnen voeren”

“Het valt bovendien op dat veel gemeenten nog geen duidelijk beeld hebben van wat er allemaal nog precies moet gebeuren en welke kosten er gepaard gaan met de implementatie, zowel incidenteel als structureel. Hierdoor is het lastig om een duidelijk plan te maken voor een adequate implementatie van deze twee nieuwe wetten en een raming van de kosten. Het duidelijk in beeld hebben van de nog uit te voeren activiteiten helpt onder meer bij het beschikbaar maken en krijgen van interne medewerkers. Daarnaast is het belangrijk om de veranderingen die de Omgevingswet en Wkb met zich meebrengen, zoals veranderende en nieuwe taken, goed in beeld te brengen met de daarbij behorende kosten. Ook de timing hiervan is belangrijk. De beoogde inwerkingtreding staat op 1 januari 2022, maar bepaalde onderdelen hoeven voor die tijd nog niet geregeld te zijn. Anderzijds is een beeld van de financiële effecten wel op korte termijn van belang, gezien de begrotingscyclus en perspectiefnota. Op basis van een routekaart kan je gemakkelijk en op de juiste manier de activiteiten prioriteren”.

“Maak in ieder geval een duidelijk plan van aanpak, inclusief planning en capaciteit, met daarin de verplichte activiteiten om uit te voeren in 2021 en de vervolgacties voor 2022.”

Corona biedt ook kansen
“Over het geheel gezien vind ik het als ondernemer mooi dat gemeenten, overheden, maar ook heel veel bedrijven hebben laten zien dat verandering mogelijk is en dat er vaak veel meer kan dan op voorhand werd gedacht. Door corona zijn we de afgelopen periode gedwongen om veel zaken op een andere manier aan te pakken of bepaalde keuzes te herzien. Of het nu bijvoorbeeld gaat over het omgaan met mobiliteit, huisvesting, het verduurzamen van producten of efficiënt inrichten van werkprocessen, laat een verandering blijvend zijn en kijk of je daarop kan voortborduren.

Het menselijk kapitaal centraal
Het werken op afstand door de ruim 50 specialisten van Senze verloopt op dit moment goed en is voor veel van onze medewerkers en opdrachtgevers al bijna vanzelfsprekend. Echter zijn hier volgens Reza op termijn ook risico’s aan verbonden en zorgt het voor een grote uitdaging.  

“Verbinding, sociaal contact en een gezonde work-life balance zijn voor Senze belangrijke uitdagingen voor 2021. Ten aanzien van het sociale contact en de onderlinge verbinding doet eenieder op zijn manier zijn best om onze kernwaarde ‘Samen’ ook in deze tijd eer aan te doen. Of het nu een spontante online bierproeverij (met virtueel bezoek aan brouwerij) is, een online kennissessie of de Kerstbingo, iedereen binnen Senze draagt hier op zijn eigen manier aan bij. Echter blijft dit naar mijn mening pleisters plakken en biedt dit geen structurele oplossing. Hoe we dit het beste kunnen oplossen kan ik helaas ook (nog) niet beantwoorden…”

“Eén van de belangrijkste uitdagingen om goed op in te gaan spelen in 2021 is een gezonde work-life balance voor iedereen.”

Een gezonde work-life balance is misschien wel de grootste uitdaging voor 2021 en brengt een zeker afbreukrisico met zich mee. Binnen Senze zien we tenslotte ook dat de mensen worstelen met de juiste balans en de situatie op zich. De thuissituatie van mensen is nergens hetzelfde, dus ook de oplossing niet. Vanuit Senze blijven we daarom continu het gesprek met elkaar voeren en maken we zo nodig maatwerk afspraken met elkaar. Bovenal geldt ‘People make Senze’ en samen kunnen we deze uitdaging aan.

Het openhartige gesprek met Reza wordt, hoe kan het ook anders, door Jaco afgesloten met de vraag: “Welke boodschap zou je aan het begin van het nieuwe jaar aan de mensen mee willen geven?”

“Richting onze eigen mensen zou ik nogmaals willen zeggen dat ik enorm trots ben op wat we ondanks de situatie het afgelopen jaar samen hebben gerealiseerd en dat ik er enorm veel vertrouwen in heb  dat we met elkaar de uitdagingen in 2021 aan kunnen. Kijkend naar onze opdrachtgevers kan ik zeggen dat onze professionals ook dit jaar weer met veel plezier, enthousiasme en kundigheid aan de slag gaan om samen met u de verschillende opgaven voor uw organisatie succesvol te realiseren.”