Gemeente Alphen aan den Rijn

Digitale dienstverlening staat in Gemeente Alphen aan den Rijn hoog op de agenda. In dat kader willen we de komende jaren zoveel mogelijk producten en diensten via het digitale kanaal aanbieden. In samenwerking met Senze is een plan opgesteld waarin enerzijds aandacht wordt besteed aan het verbeteren van bestaande formulieren. Anderzijds wordt in overleg met de vakafdelingen bepaald welke overige producten en diensten ook middels een e-formulier kunnen worden aangeboden. Door de nieuwe formulieren te ontwikkelen in een incrementeel en iteratief ontwikkelproces, wordt de beheersbaarheid van het totale project vergroot en zijn de resultaten voor de vakafdeling snel zichtbaar.

Deze aanpak vergt een aantal verschillende competenties van de projectleider. Voor het verbeteren van bestaande formulieren en het vaststellen van nieuwe e-formulieren die toegevoegde waarde kunnen leveren, fungeert hij als informatieanalist. Om vervolgens de gewenste formulieren te laten ontwerpen en bouwen door een externe leverancier, fungeert hij als gedelegeerd opdrachtgever en later als testcoördinator. Na iedere implementatie van een serie nieuwe formulieren is het ook nodig afstand te nemen van de uitvoering (helikopterview) en te kijken welke wijzigingen zich hebben voorgedaan in de omgeving die van invloed zijn op het mogelijke vervolgtraject.

De behoefte aan een projectleider met veel verschillende competenties is op een flexibele wijze ingevuld door een combinatie van een projectleider en een senior adviseur. Dat deze aanpak succesvol is blijkt uit de hoeveelheid e-formulieren die inmiddels al voor de burger beschikbaar zijn (25) en de positieve reacties uit de vakafdelingen over de wijze van samenwerken.

Ik ben er dan ook van overtuigd dat door deze aanpak in de komende periode nog veel meer producten en diensten via e-formulieren kunnen worden aangeboden.

Senze over Gemeente Alphen aan den Rijn

Gemeente Alphen aan den Rijn heeft Senze gevraagd om ondersteuning bij het uitbreiden van de digitale dienstverlening met behulp van elektronische formulieren. Bij de start van het project was de basis met tien E-Formulieren al gelegd. De geleverde standaardformulieren hadden nog een inhoudelijke verbeterslag nodig en tevens wilde de gemeente het aantal E-Formulieren uitbreiden. Door veel aandacht te besteden aan het enthousiasmeren van de betrokken vakafdelingen en een efficiënte projectaanpak zijn er op korte termijn snel resultaten geboekt.

Inmiddels hoeven burgers en bedrijven in Gemeente Alphen aan den Rijn anno 2011 voor meer dan dertig producten en diensten niet meer naar het gemeentehuis. De bij het project betrokken medewerkers van de gemeente tonen veel initiatief en komen regelmatig met nieuwe ideeën over mogelijke producten en diensten waarvan de intake gedigitaliseerd kan worden.

Mede door het commitment van de wethouder en ambtelijk opdrachtgever Bert Dautzenberg en de prettige samenwerking met de leverancier van de E-Formulieren zijn alle resultaten op tijd en binnen budget opgeleverd.