VTH-monitoring begint nu!
Voor veel gemeenten is het uitvoeringsprogramma VTH vastgesteld door het college van B&W en kan het jaar écht beginnen. Dan komt de volgende vraag: hoe ga je dit programma waarmaken en aantonen dat je hebt gedaan wat je hebt afgesproken?
Juist dit moment, het begin van het jaar, is hét startschot voor monitoring. Niet pas aan het einde van het jaar, wanneer de druk oploopt en informatie uit allerlei hoeken bij elkaar moet worden gezocht. Wie nu niet nadenkt over de juiste stuur- en verantwoordingsinformatie, loopt het risico om opnieuw in november te moeten concluderen dat de cijfers weinig zeggen over de daadwerkelijke uitvoering.
Daarom zeggen wij: VTH-monitoring begint nu.
Sturen zonder cijfers? Dat kan eigenlijk niet meer
Voor veel VTH-afdelingen voelde monitoring lange tijd als “iets voor straks”. Eerst de processen op orde, eerst de systemen, eerst de capaciteit, maar ondertussen is de context flink in beweging. Regelgeving ontwikkelt zich door, de doorlopende implementatie van het omgevingsplan vraagt andere keuzes en meer flexibiliteit en de werkdruk beweegt voortdurend mee met maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen.
Juist daarom groeit de behoefte aan betrouwbare en actuele managementinformatie. Hoe stuur je op kwaliteit, capaciteit en prioriteiten als je geen scherp beeld hebt van wat er daadwerkelijk gebeurt?
Goede managementinformatie is de basis voor:
- dagelijkse en tactische sturing van je VTH-afdeling;
- onderbouwde keuzes in het uitvoeringsprogramma VTH;
- een realistische inschatting van werkvoorraad en werkdruk;
- en een solide, goed te verantwoorden jaarverslag.
Zonder inzicht blijft sturing vooral reactief. Met inzicht wordt sturen een bewuste keuze.
Procescriteria als logisch startpunt
Goede monitoring begint niet willekeurig. Binnen VTH liggen de belangrijkste aanknopingspunten vast in de procescriteria uit de kwaliteitscriteria 3.0 en het Omgevingsbesluit. Deze criteria geven houvast aan hoe het werk wordt uitgevoerd en vormen daarmee een logisch en herkenbaar startpunt voor monitoring.
In het bijbehorende filmpje laten we zien hoe deze procescriteria in elkaar zitten en wat nodig is om ze goed te implementeren. Niet alleen om te voldoen aan de regels, maar vooral om grip te krijgen op je VTH-processen.
Monitoring als hulpmiddel voor verantwoording
Naast interne sturing speelt externe verantwoording een steeds grotere rol. Bestuurders, gemeenteraden en het IBT verwachten duidelijke en onderbouwde informatie. Monitoring helpt om cijfers in het jaarverslag niet alleen te presenteren, maar ook te duiden.
- Waarom is de werkvoorraad gestegen?
- Waarom is een doorlooptijd langer geworden?
- En welke keuzes zijn daar bewust in gemaakt?
Met goede monitoring vertel je een eerlijk en onderbouwd verhaal.
De stap naar realtime: kleine moeite, grote meerwaarde
Steeds vaker ziet Senze dat organisaties de stap willen zetten naar (bijna) realtime monitoring. Dat hoeft niet ingewikkeld of zwaar te zijn. Juist vanuit het perspectief van een coördinator of teamleider is actueel inzicht enorm waardevol.
Realtime monitoring maakt het mogelijk om eerder bij te sturen, capaciteit slimmer in te zetten en verrassingen te voorkomen. Bovendien worden pieken en dalen in de werkvoorraad door het jaar heen zichtbaar. Geen achteraf-analyse, maar grip tijdens het proces.
Begin klein, maar begin wel
Monitoring hoeft niet perfect te zijn om waardevol te zijn. Begin met de basisinformatie vanuit het Omgevingsbesluit, maak informatie zichtbaar en gebruik die actief in gesprekken en besluitvorming. Vanuit Senze helpen we organisaties om monitoring praktisch, behapbaar en vooral bruikbaar te maken. Afgestemd op de VTH-praktijk.
Heb je vragen over monitoring of behoefte aan extra ondersteuning?
Senze denkt graag mee over hoe je monitoring slim en werkbaar kunt inrichten, passend bij jullie VTH-praktijk. Neem contact op met Nadia Goossens, expertise-eigenaar VTH Kwaliteitscriteria, via ngoossens@senze.nl of 06-15308687.